Sunday, 15 January 2017

CARA KOMUNIKASI HANTAR TERIMA MAKLUMAT

Komunikasi melibatkan proses menghantar dan menerima maklumat yang berlaku dalam semua bentuk aktiviti manusia. Sebab itu, komunikasi perlu dijalankan dengan baik agar tidak berlaku salah faham dan boleh mendatangkan masalah.

Ketika berkomunikasi perlu dipastikan tidak ada halangan yang dapat mengganggu untuk mencapai matlamat.  Sebab itu, walaupun komunikasi nampak mudah, tetapi pada hakikatnya perlu ada kemahiran untuk menjayakan komunikasi berkesan.

Dalam perniagaan terdapat empat bentuk komunikasi iaitu komunikasi operasi dalaman yang melibatkan hubungan sesama pengurusan atau pekerja.  Komunikasi ini penting bagi memastikan segala operasi organiasi dapat berjalan lancar. Bentuk komunikasi kedua ialah komunikasi operasi luaran yang melibatkan hubungan dengan phak luar.  Ia penting terutama organisasi yang memasarkan barangan atau perkhidmatan.

Ketiganya ialah komunikasi tidak formal di luar, yakni hubungan dengan pihak yang tidak ada kaitan secara langsung dengan organisasi. Namun, komunikasi ini tetap perlu kerana ia melibatkan nama baik organisasi.  Manakala komunikasi personal pula melibatkan hubungan secara peribadi antara individu.  Komunikasi ini banyak pengaruhi cara hidup dan kejayaan seseorang. Maka itu, ia tidak patut dipandang mudah.

Komunikasi di dalam atau di antara kumpulan amat penting kerana ia melibatkan kepentingan kumpulan.  Antara kepentingan komunikasi dalam kumpulan ialah untuk membentuk kerjasama dan kerja dalam kumpulan.  Tanpa wujud komunikasi sudah tentu tidak ada kerjasama dan kerja dalam kumpulan.  Jika tidak ada maklumat disampaikan atau diterima, mana mungkin mereka dapat melakukan sesuatu secara bersama.

Maklumat atau tujuan organisasi hanya dapat disampaikan kepada ahli jika berlaku komunikasi.  Pengurusan perlu memilih cara yang sesuai untuk berkomunikasi dengan ahli agar berkesan, terutama organisasi yang mempunyai banyak ahli dan berada di tempat yang jauh.

Melalui komunikasi juga membolehkan berlaku perbincangan dan seterusnya membuat keputusan.  Perbiancangan perlu dilakukan dengan berhemah dan masing-masing berfikiran terbuka.

Maklumat yang tersebar melalui komunikasi dapat mewujudkan persaingan sihat di kalangan ahli.  Mereka mengetahui mengenai tawaran atau ganjaran yang disediakan oleh organisasi, terutama dari segi peluang kenaikan pangkat dan gaji. 

Memang untuk komunikasi yang berjaya bukan perkara mudah.  Ia memerlukan pengalaman, keyakinan diri, maklumat dan sebagainya.  Maka, untuk memperbaiki komunikasi, antara perkara yang perlu ditekankan ilah meningkatkan keyakinan diri.  Keyakinan diri banyak membantu untuk melancarkan komunikasi dapat disampaikan dan diterima dengan baik. 

Untuk memperbaiki komunikasi juga perlukan kepada wujudnya hubungan mesra.  Dengan terbinanya kemesraan, akan memberi keyakinan dan membaiki komunikasi.  Mereka tidak akan rasa tertekan, bahkan bersedia dengan senyuman untuk berkomunikasi.

Komunikasi juga dapat diperbaiki jika ia dilakukan tanpa prejudis dan prasyarat.  Komunikasi yang terbuka dan tidak ada perasaan ragu dapat berlaku dengan lancar dan masing-masing secara jujur menyampaikan dan menerima maklumat.     

------------------

Dalam membina hubungan atau berkomunikasi, kita berdepan pelbagai masalah dan cabaran yang menyebabkan hubungan terganggu.  Terdapat beberapa cara untuk memperbaiki komunikasi dan membina hubungan yang baik.  Antara cara tersebut ialah:

Tingkatkan keyakinan diri.

Memang tidak dapat dinafikan bahawa komunikasi bukan satu perkara mudah untuk dilakukan, terutama yang melibatkan dengan khalayak ramai.  Banyak orang tidak mampu untuk berucap jika berdepan dengan khalayak.  Keadaan ini berpunca dengan tidak ada keyakinan diri.

Maka, untuk mengatasi masalah ini ialah perlukan kepada tingkatkan keyakinan diri. Banyak cara boleh dilakukan untuk meningkatkan keyakinan diri.  Antara cara tersebut ialah membuat banyak latihan dan mencari lebih banyak pengalaman.  Pengalaman adalah guru terbaik untuk memberi keyakinan.  Melalui pengalaman itu, banyak perkara yang dapat dipelajari dan mana-mana kelemahan diri dapat diperbaiki.

Kayakinan diri juga dapat ditingkatkan dengan membuat persiapan awal. Kita menjadi bertambah yakin apabila merasakan segala persiapan telah dilakukan.  Semuanya akan berjalan dengan lancar seperti persiapan yang telah dibuat.

Keyakinan diri juga berkaitan dengan pengetahuan. Kita menghadapi masalah untuk berkomunikasi jika tidak mempunyai pengetahuan mengenai sesuatu perkara yang ingin diperkatakan.  Kita akan mendapat keyakinan dan mampu berkomunikasi dengan baik jika mempunyai pengetahuan atau pengalaman berkaitan perkara yang disampaikan.  

Bina hubungan lebih mesra dan senyuman

Hubungan mesra dapat membina kumunikasi yang lebih baik.  Kita biasanya akan menghadapi masalah jika berkomunikasi dengan pihak yang kita belum kenal atau wujud batasan kemesraan  Jadi kemesraan penting untuk membantu komunikasi dengan baik. 

Senyuman adalah kuasa paling berkesan untuk memulakan komunikasi.  Membalas senyuman bermakna pihak yang terlibat tidak menolak untuk berkomunikasi atau bercakap.  Jadi, banyakkan senyuman walaupun tanpa perlu berkata apa-apa.  Senyuman akan menghilangkan keraguan atau takut-takut untuk berkomunikasi.

Seterusnya, apabila senyuman berbalas, teruskan untuk membina hubungan mesra, terutama dengan mereka yang kali pertama kita jumpa.  Mula komunikasi dengan perkara asas seperti bertanyakan nama, bertanya khabar, bincang isu semasa yang hangat atau mengenai hobi masing-masing.

Pemulaan yang baik akan membantu untuk kita lebih mesra dan seterusnya tidak sukar untuk memasuki fasa komunikasi seterusnya.  Kemesraan akan menimbulkan rasa senang dan memudahkan untuk berbincang perkara selanjutnya.

Kemesraan juga akan menghilangkan tekanan perasaan dalam komunikasi. Ia dapat membantu melancarkan komunikasi dan mencapai matlamat mengapa komunikasi itu perlu diadakan.

Berkomunikasi tanpa prejudis.

Komunikasi biasa terhalang atau terganggu apabila pihak terlibat saling meragui dan cuba mencari kesalahan pihak lain. Akibat situasi itu, mereka tidak menumpukan kepada apa yang dibincangkan.  Masing-masing merasakan mereka akan menjadi mangsa kepada pihak lain.

Sebab itu, setiap komunikasi perlu diadakan dengan jujur dan ikhlas.  Apa yang dibincangkan itu tidak ada agenda atau maksud yang tersembunyi.  Apa yang dibincangkan adalah secara berfokus dan masing-masing ingin mendapat kebaikan.

Komunikasi tanpa prejudis akan berlaku dengan ikhlas dan ia pasti akan berjalan lancar.   Kita tidak perlu memikirkan perkara terselindung yang berniat jahat.  Mereka tidak perlu merahsiakan perkara yang tidak sepatutnya dirahsiakan. 

Namun, tidak pula bermaksud semua perkara perlu dipersetujui.  Apa yang dibincangkan perlu berdasarkan kepada matlamat yang ingin dicapai.  Maka, jika ada perkara tidak patut dipersetujui, perkara itu kena dipertahankan.



Dengan kata lain, berkomunikasi tanpa prejudis bukan bermakna semua boleh dan tidak ada bantahan.  Perbincangan memang ada yang tidak sefahaman.  Justeru, komunikasi secara bijaksana dan tertib mesti diamalkan selalu.  

No comments:

Post a Comment